Leren vooruit denken (secretaresse)

Zojuist had ik een bila met degene waar ik voor werk (niet mijn leidinggevende maar wel degene waar ik voor werk als secretaresse)

Na het agendaoverleg vroeg ik om eventuele verbeterpunten. En hij is weer naar voren gekomen: pro-actiever zijn, meer vooruit denken. Dit is iets wat ik altijd wel hoor eigenlijk. En het frustreert me!

Hebben jullie tips? Hoe leer je vooruit denken? Wat doe jij om te laten zien dat je pro-actief mee denkt? Ik dacht dat ik dat al deed, maar krijg ‘m toch terug. Ik probeer dus vooruit te denken, maar blijkbaar (nog) niet genoeg.

Wellicht kan ik iets van jullie leren!

Ik weet niet of ik je kan helpen. Ik krijg juist altijd op mijn werk te horen dat ik heel georganiseerd ben en goed vooruit denk. Maar ik sta voor de klas... Dat is denk ik niet echt te vergelijken?

Heb je concrete situaties waar je tegenaan loopt? Ervaar je zelf ook dat je moeite hebt met vooruit denken of weet je het alleen maar omdat ze het tegen je zeggen?

Lynn_ schreef:Ik weet niet of ik je kan helpen. Ik krijg juist altijd op mijn werk te horen dat ik heel georganiseerd ben en goed vooruit denk. Maar ik sta voor de klas... Dat is denk ik niet echt te vergelijken?

Heb je concrete situaties waar je tegenaan loopt? Ervaar je zelf ook dat je moeite hebt met vooruit denken of weet je het alleen maar omdat ze het tegen je zeggen?

Toch bedankt voor je reactie! Ik ervaar zelf niet echt dat ik moeite heb met vooruitdenken.. Georganisseerd en gestructureerd ben ik wel. Vind het zo abstract 'je moet meer vooruit denken' dat ik niet zo goed weet hoe ik het op moet lossen. Wel zal er een kern van waarheid inzitten, op mijn vorige werk kreeg ik dit namelijk ook te horen.

Ik weet niet in hoeverre je dit echt kan leren, zoiets moet denk ik ook van nature in je zitten.
Misschien kan je concreet vragen wanneer ze zag dat je niet vooruit had gedacht. Dan kan je voor dat soort situaties manieren bedenken om dat in de toekomst te voorkomen.

Als secretaresse lijkt het me vooral belangrijk dat je vooruit in de agenda kijkt. Kloppen de afspraken, moet er vervoer geregeld worden, faciliteiten regelen?
Kijken tegen wat voor problemen je leidinggevende aan kan lopen en daar vooraf al een oplossing voor aandienen.

Ik heb als administratief medewerkster met een executive assistant gewerkt, ik weet dus niet of een dergelijke situatie op jouw werk van toepassing is. De E.A. was mijn leidinggevende en vond dus dat vooruit denken/pro actiever zijn inderdaad iets was waar ik aan moest werken.

Wat zij ermee bedoelde is, dat als ze mij een opdrach gaf, ik mijn werk pas presenteerde aan haar als ik het van alle mogelijke invalshoeken wist wat er gebeurde of wat een mogelijke oplossing was. Bijvoorbeeld, als we de reis van de senior medewerker voorbereidden, dan moest ik alle mogelijke vluchten achterhalen (tijden, prijs, afstand van huis naar vliegveld, wilt hij eventueel nog werken die dag, of laten we die dag verloren gaan aan het reizen, enz). Als dat was gedaan, dacht ik aan vervoer van/naar het vliegveld of plaats van bestemming (treintijden, taxi, kosten/baat). Ik zorgde dat ik alle informatie had van de doel van zijn reis (welke vergaderingen, welke personen, telefoonnummers van zowel zijn aanspreekpunt alsmede de secretaresse van die persoon, plaats, wederom of er een taxi nodig was, of er wellicht nog diner of een borrel na de vergadering, papieren die hij moest lezen ter voorbereiding en soms zelfs informatie over degenen die hij ging ontmoeten - bijvoorbeeld waar hij die persoon van kent). Het hotel (hoe laat komt hij eraan, is er een nachtportier, wat zijn de details, reserveringsnummer). Of hij visa nodig had, welke paspoort hij moest gebruiken (in verband met de visa en conflict-landen). En natuurlijk werd dan een overzicht voorbereid, zodat hij alles in 1 keer kon zien.

Heel uitgebreid dus, maar dit is dus slechts een voorbeeld. Tegenwoordig werk ik in een andere functie, maar ook hier bijvoorbeeld als ik mijn baas iets moet voorleggen, dan denk ik vooruit wat hij zou kunnen vragen naar aanleiding van wat k hem heb voorgelegd en weet ik precies wat ik kan antwoorden (of een feitelijk antwoord en/of waar ik het antwoord vandaan denk te kunnen halen). En wat hij op basis daarvan weer zou kunnen vragen of suggereren.

Ik weet niet of je hier iets aan hebt, want je lijkt me niet echt de persoon die dit niet al doet. Wellicht moet je er verder op doorvragen; wat is een concreet voorbeeld van een situatie waarvan die persoon dacht dat jij wel vooruit had mogen denken? Van daaruit kan je veel beter evalueren wat je kan verbeteren dan dat vage antwoord.

Doe je alleen de dingen die bij je neergelegd worden, je vaste taken? of pak je uit jezelf ook dingen op / ga je uit je zelf achter dingen aan als je bv een telefoontje van iemand krijgt voor je baas dat jij alvast uit je zelf bv informatie voor hem opzoekt / dingen uitwerkt?

vruchtenhagel schreef:Ik weet niet precies waar je werkzaamheden uit bestaan maar wellicht wordt er mee bedoeld dat je uit jezelf enkele gevolgen van een opdracht kunt bedenken en oppakt?

Even met een voorbeeld: Stel je krijgt de opdracht om een vergadering te organiseren. Dat je dus niet alleen die vergadering tot stand laat komen en mensen ervoor uitnodigt, maar dat je de lunch ook regelt en eventueel vervoer voor de mensen van buitenaf, bekijken of er apperatuur voor een presentatie nodig is etc.

Even een stom voorbeeld misschien en misschien doe je dit al, maar hier zou ik een beetje aan denken bij 'vooruitdenken'. Dat je dus niet puur een opdracht uitvoert, maar zelf meedenkt wat er nog om de opdracht heen zit en daar initiatief in neemt.

Ik snap wat je bedoeld, maar dit doe ik allemaal al. Daarom vind ik het zo moeilijk!

Als ik jou was zou ik naar concrete voorbeelden vragen. Het is erg gemakkelijk om te zeggen: je moet wat verder vooruit denken. Jouw baas zal dat ergens op baseren en ik vind best dat je naar deze situaties mag vragen. Dáár leer je van.

Snoopy schreef:Ik weet niet in hoeverre je dit echt kan leren, zoiets moet denk ik ook van nature in je zitten.
Misschien kan je concreet vragen wanneer ze zag dat je niet vooruit had gedacht. Dan kan je voor dat soort situaties manieren bedenken om dat in de toekomst te voorkomen.

Als secretaresse lijkt het me vooral belangrijk dat je vooruit in de agenda kijkt. Kloppen de afspraken, moet er vervoer geregeld worden, faciliteiten regelen?
Kijken tegen wat voor problemen je leidinggevende aan kan lopen en daar vooraf al een oplossing voor aandienen.

Dank voor je tips! Ik kijk altijd de agenda vooruit na, zo'n 3 weken. Met wie de afspraken zijn, of er reistijd is ingepland waar nodig, of de mensen echt hebben geaccepteerd in outlook. Ik zou nog wel kunnen kijken inderdaad, tegen wat voor problemen mijn leidinggevende eventueel aan kan lopen. Maar dat vind ik weer zo abstract! Maar ik snap wel wat je bedoeld.

zegmaar_ schreef:Ik heb als administratief medewerkster met een executive assistant gewerkt, ik weet dus niet of een dergelijke situatie op jouw werk van toepassing is. De E.A. was mijn leidinggevende en vond dus dat vooruit denken/pro actiever zijn inderdaad iets was waar ik aan moest werken.

Wat zij ermee bedoelde is, dat als ze mij een opdrach gaf, ik mijn werk pas presenteerde aan haar als ik het van alle mogelijke invalshoeken wist wat er gebeurde of wat een mogelijke oplossing was. Bijvoorbeeld, als we de reis van de senior medewerker voorbereidden, dan moest ik alle mogelijke vluchten achterhalen (tijden, prijs, afstand van huis naar vliegveld, wilt hij eventueel nog werken die dag, of laten we die dag verloren gaan aan het reizen, enz). Als dat was gedaan, dacht ik aan vervoer van/naar het vliegveld of plaats van bestemming (treintijden, taxi, kosten/baat). Ik zorgde dat ik alle informatie had van de doel van zijn reis (welke vergaderingen, welke personen, telefoonnummers van zowel zijn aanspreekpunt alsmede de secretaresse van die persoon, plaats, wederom of er een taxi nodig was, of er wellicht nog diner of een borrel na de vergadering, papieren die hij moest lezen ter voorbereiding en soms zelfs informatie over degenen die hij ging ontmoeten - bijvoorbeeld waar hij die persoon van kent). Het hotel (hoe laat komt hij eraan, is er een nachtportier, wat zijn de details, reserveringsnummer). Of hij visa nodig had, welke paspoort hij moest gebruiken (in verband met de visa en conflict-landen). En natuurlijk werd dan een overzicht voorbereid, zodat hij alles in 1 keer kon zien.

Heel uitgebreid dus, maar dit is dus slechts een voorbeeld. Tegenwoordig werk ik in een andere functie, maar ook hier bijvoorbeeld als ik mijn baas iets moet voorleggen, dan denk ik vooruit wat hij zou kunnen vragen naar aanleiding van wat k hem heb voorgelegd en weet ik precies wat ik kan antwoorden (of een feitelijk antwoord en/of waar ik het antwoord vandaan denk te kunnen halen). En wat hij op basis daarvan weer zou kunnen vragen of suggereren.

Ik weet niet of je hier iets aan hebt, want je lijkt me niet echt de persoon die dit niet al doet. Wellicht moet je er verder op doorvragen; wat is een concreet voorbeeld van een situatie waarvan die persoon dacht dat jij wel vooruit had mogen denken? Van daaruit kan je veel beter evalueren wat je kan verbeteren dan dat vage antwoord.

Ja hier heb ik wel wat aan geloof ik. Nu hoef ik nooit buitenlandse dienstreizen te organiseren (tot nu toe) maar wel overnachtingen in Nederland. Wellicht kan ik de dingen nog wat strakker checken. Het was een aandachtspunt bij jou schrijf je, heb je dit ook echt kunnen veranderen bij jezelf? Ben je gaan leren meer dingen te zien?

Lynn_ schreef:Als ik jou was zou ik naar concrete voorbeelden vragen. Het is erg gemakkelijk om te zeggen: je moet wat verder vooruit denken. Jouw baas zal dat ergens op baseren en ik vind best dat je naar deze situaties mag vragen. Dáár leer je van.

Ja dat is zo. Ik zal de volgende keer naar concrete antwoorden vragen. Zo is het voor mij meer gissen om te denken wat het kan zijn, naast alle dingen die ik al doe/vooruit denk.

Jen_ schreef:Ja hier heb ik wel wat aan geloof ik. Nu hoef ik nooit buitenlandse dienstreizen te organiseren (tot nu toe) maar wel overnachtingen in Nederland. Wellicht kan ik de dingen nog wat strakker checken. Het was een aandachtspunt bij jou schrijf je, heb je dit ook echt kunnen veranderen bij jezelf? Ben je gaan leren meer dingen te zien?

Eerst dacht ik dat die EA een perfectionistische b!tch was, is ook wel zo, maar anderzijds heb ik echt heel veel hiervan meegenomen. Op een gegeven moment worden je werkzaamheden en je kennis van het gebouw/de werkplaats je gewoon, maar wat ik ervan heb meegekregen is dat niet alles zo vanzelfsprekend is voor iedereen - al hebben ze iets bij wijze van spreke 100x gedaan of gehoord. Soms moet je dingen voor blijven kauwen.

Wat ik er vooral van heb meegekregen is dat niet alles voor iedereen zo logisch is als dat het voor mij is. Ik organiseer en bereid altijd alles voor dat het 'klootzak-proof' is, oftewel zelfs de congierge kan de vergadering bijwonen die ik heb voorbereid.

Ik hoop dat het een beetje overkomt zoals ik bedoel.

Heb helaas geen tips voor je maar wat ik tot nu toe bij elke werkgever te horen krijg is dat ik zo nonchalant over kom. Ze zien gelukkig wel dat ik het niet bén en dat ik mijn werk gewoon goed doe maar ik de 9jaar dat ik werk hoor ik het al en werkelijk niemand kan me nu duidelijk vertellen wat ik dan moet veranderen......*zucht*

Succes Jen, altijd lastige dingen!!

Ik herken ook wel wat je schrijft, Jen, ik heb hier ook wel een beetje mee te maken.
Wat voor mijn advocaten proactiviteit is, is dat ik bij ons dagelijks werkoverleg (5-10 minuutjes, in de ochtend) zelf aangeef wat er in de agenda staat (er moeten verslagen geschreven worden, die moeten dan-en-dan verstuurd worden, wanneer kan ik de bijlagen vragen) of dat ik zie dat ze daar-en-daar heen moeten, verwachten ze de hele dag weg te zijn?
Zelfs iets simpels als wanneer er een klant op bezoek komt en die moet even wachten, om dan te vragen, zal ik meteen wat te drinken voor jou neerzetten.

Maar goed, mijn valkuilen zijn meer het archiveren en secuur werken. Dus een heel ander kaliber

Succes ermee iig, en vraag idd om voorbeelden. Als je werkgever je een doel stelt, moet dit wel een concreet doel zijn om naar te werken. En geef jezelf ook echt wel genoeg tijd om dit te verbeteren, ik bedoel, je kunt niet verwachten dat je binnen 4 weken alles goed doet. Tuurlijk moet er binnen die vier weken verbetering zijn, maar het automatisch beheersen kan veel langer duren. Zolang je maar een duidelijk, reeel doel voor ogen hebt!

Dit topic helpt mij wel een stukje verder, fijn!
@Zegmaar ja ik snap goed wat je bedoeld, tnx.

Het is soms best lastig, want ik mag geen enkele afspraak in de agenda plannen zonder met hem te overleggen. Alles moet ik eerst met hem bespreken. Dit ben ik niet gewend, ging bij mijn vorige werkgever heel anders, daar had ik regie over de agenda. Nu niet. Dus daar kan ik in ieder geval weinig initiatief tonen, maar in andere zaken kan ik dat wel doen.

Maar hoe ga je het overleg over een afspraak met hem aan? Zeg je 'pietje wilt een afspraak op donderdag, 11.00uur is dat ok?'

Want juist daarin kan je meer initiatief hebben, laten zien dat je er over na hebt gedacht. 'Piet en Kees willen een afspraak maken, als ik Piet nou op dan en dan zet en Kees zus en zo dan valt het precies samen met dit en dat'.

En kijk dan bijvoorbeeld waar de afspraak over gaat, gaat het over hetzelfde, plan ze dan op dezelfde dag, na elkaar, zodat hij in 1 keer door kan over dat onderwerp en niet van het ene project naar het andere gaat. Of is het een afspraak buiten de deur? Kijk dan of er nog een afspraak buiten de deur staat in de zelfde stad/richting zodat hij maar 1x weg moet.

Snoopy schreef:Maar hoe ga je het overleg over een afspraak met hem aan? Zeg je 'pietje wilt een afspraak op donderdag, 11.00uur is dat ok?'

Want juist daarin kan je meer initiatief hebben, laten zien dat je er over na hebt gedacht. 'Piet en Kees willen een afspraak maken, als ik Piet nou op dan en dan zet en Kees zus en zo dan valt het precies samen met dit en dat'.

En kijk dan bijvoorbeeld waar de afspraak over gaat, gaat het over hetzelfde, plan ze dan op dezelfde dag, na elkaar, zodat hij in 1 keer door kan over dat onderwerp en niet van het ene project naar het andere gaat. Of is het een afspraak buiten de deur? Kijk dan of er nog een afspraak buiten de deur staat in de zelfde stad/richting zodat hij maar 1x weg moet.

Dit zijn goede tips, maar doe ik ook al. Vaak maak ik ook een agenda print van de rest van de dag erbij, als ik een afspraak in wil plannen, zodat hij kan zien wat hij de rest van de dag nog heeft.

2 mensen met hetzelfde onderwerp op dezelfde dag plannen is een heel goed voorbeeld, maar in de praktijk vaak moeilijk. De agenda zit namelijk bomvol.

Nou als jij het idee hebt dat je de meeste van deze dingen al doet, dan zal ik toch echt om concrete voorbeelden vragen. En misschien niet wachten tot je volgende bila, maar gewoon eens tussendoor vragen, of desnoods per email, zodat hij niet a la minuut hoeft te antwoorden, maar de even over na kan denken.
Iets in de trant van 'tijdens de bila gaf je aan dat ik meer vooruit moet denken, graag zou ik willen weten in wat voor soort situaties ik dit onvoldoende doe, zodat ik hier bewust aan kan werken.'

Jen_ schreef:

Lynn_ schreef:Als ik jou was zou ik naar concrete voorbeelden vragen. Het is erg gemakkelijk om te zeggen: je moet wat verder vooruit denken. Jouw baas zal dat ergens op baseren en ik vind best dat je naar deze situaties mag vragen. Dáár leer je van.

Ja dat is zo. Ik zal de volgende keer naar concrete antwoorden vragen. Zo is het voor mij meer gissen om te denken wat het kan zijn, naast alle dingen die ik al doe/vooruit denk.

Als je aan een pro-actieve houding moet werken, zou ik bijvoorbeeld juist vragen om nog een kort vervolg op het gesprek wat je net hebt gehad, zodat je aan kan tonen dat je er voortvarend mee aan de slag wil gaan. Dat is namelijk ook een stukje pro-actief zijn.

Guattari schreef:

Jen_ schreef:

Lynn_ schreef:Als ik jou was zou ik naar concrete voorbeelden vragen. Het is erg gemakkelijk om te zeggen: je moet wat verder vooruit denken. Jouw baas zal dat ergens op baseren en ik vind best dat je naar deze situaties mag vragen. Dáár leer je van.

Ja dat is zo. Ik zal de volgende keer naar concrete antwoorden vragen. Zo is het voor mij meer gissen om te denken wat het kan zijn, naast alle dingen die ik al doe/vooruit denk.

Als je aan een pro-actieve houding moet werken, zou ik bijvoorbeeld juist vragen om nog een kort vervolg op het gesprek wat je net hebt gehad, zodat je aan kan tonen dat je er voortvarend mee aan de slag wil gaan. Dat is namelijk ook een stukje pro-actief zijn.

Daar heb je gelijk in, tnx voor de tip Maar het was een gesprek van 3 minuten, nadat wij de agenda en andere zaken hadden doorgenomen. Maar ik zal er over nadenken.