Administratie

Rekeningen, belangrijke brieven, verzekering, belasting, etc. Hoe orden jij het? En hoelang bewaar je het?

Doe je dat netjes elke week/maand? En hoeveel tijd ben je daar aan kwijt?

Wij hebben postvakjes achter onze huiskamerdeur hangen. Eens in de zoveel tijd bergen we de post op. Rekeningen betalen we z.s.m., ik houd dat voor ons beiden in de gaten. Als ik eenmaal aan het sorteren ben, ben ik zo'n half uur bezig.

Ik ruim mijn post aan het eind van de week op. Dan doe ik het in de goede ordner. Ook betaal ik dan de rekeningen die er dan liggen. De ene week heb ik een paar rekeningen en de andere week heb ik niks. Ik ben er wekelijks een paar minuten mee bezig.

Ik gooi alles in een la, 2 keer per jaar ruim ik alles op. Ik bewaar heel weinig.

Hier hebben we voor elk jaar een map met tabbladen voor huis,kinderen,werk ect.

De post komt op een stapeltje (gooi wel gelijk de dingen weg die niet belangrijk zijn) en 1 keer per maand doe ik alles weer in de map. Ben ik een kwartiertje kwijt gok ik.

Rekeningen blijven op het aanrecht of op de koelkast liggen en als ze betaald zijn gaan ze of weg, of ze gaan in de map.

Systeem werkt hier heel goed en zo kunnen we ook uit het jaar 2009 bijvoorbeeld makkelijk alles terug vinden.

Het opruimen doe ik 1 of 2 keer per jaar. Dit keer een van de klusjes voor deze kerstvakantie. Ik heb alles in mappen met tabbladen ertussen. Heel veel gaat wel digitaal dus op zich valt het opruimen wel mee maar moet er even voor gaan zitten/er tijd voor vrij maken.

Ik bewaar alles in elk geval 5 jaar maar omdat de meeste mappen dan nog niet vol zijn bewaar ik het wel langer.

Rekeningen en post leg ik bij de computer neer. Ongeveer 1x per week doe ik betalingen en berg alles op in mappen. De mappen hebben tabbladen zodat alles gemakkelijk terug te vinden is.
Daarnaast houd ik een huishoudboekje bij en die werk ik dan ook gelijk bij.

De meeste dingen worden bij ons automatisch opgeschreven. Het enige dat ik zelf overmaak is de huur, daar ben ik zo'n 2 minuten mee bezig

Alles wat qua post binnenkomt wordt opengemaakt, de enveloppen worden gelijk het oud papier gelegd en daarna bekijk ik de poststukken om te bepalen of ik het moet bewaren of dat het simpelweg reclame is. Reclame wordt ook bij het oud papier gelegd en de belangrijke poststukken gaan in de lade. Alles gaat inmiddels weer via Automatische incasso, dus rekeningen heb ik niet, maar als ik ze heb, dan worden ze apart op de hoek van de tafel gelegd en worden betaald wanneer het moet.

Het enige wat ik de afgelopen jaar niet heb gedaan is het in mappen stoppen van de belangrijke stukken. In principe was het zo weinig qua post, dat ik dat nog moet doen. En misschien dat ik er volgend jaar wel voor kies om jaren te maken in de mappen. Bespaard ook weer ruimte in de kast.

Alle belangrijke papieren waar ik nog iets mee moet komen op een stapeltje op tafel/stoel, daarna beland het in de ladebakjes (man, mij en gezamelijk) dan ruim ik het gem 1x per maand allemaal op. Ik heb multomappen voor mijn administratie, die van mijn man en gezamelijk. En dan allemaal onderverdeeld in tabbladen.

Ik heb ordners in verschillende kleuren en elke kleur heeft zijn eigen soort administratie (belastingen, verzekeringen en woning). Dan heb ik ook nog een map met oude administratie (ik bewaar het tot vijf jaar).

De meeste rekeningen worden automatisch afgeschreven en de andere rekeningen betaal ik z.s.m., in elk geval binnen één week.

Wij hebben een map met tabbladen waar wij alles in bewaren. Rekeningen die betaald moeten worden gaan eerst in een insteek hoesje op volgorde van betalingsdata

Eigenlijk alles gaat bij mij automatisch. Ik heb ook een aantal ordners waarin ik alles opberg (geordend per tabblad en per map). Ik leg alles in een postvakje en een keer in de zoveel tijd berg ik alles op. Ik ben er dan ook maar heel weinig tijd mee kwijt. Ik bewaar alles wel lang, ik moet eens gaan puinruimen. Officeel moet je administratie van een bedrijf 7 jaar bewaren (afhankelijk van wat het is), dus ik houd dat ook ongeveer aan.

Leuk om te lezen hoe iedereen dat doet. Hier werkt het gewoon niet om het gestructureerd te doen, want ik houd me er niet aan. Maar de administratie 2012 is gedaan!

Alles komt op de kast te liggen, rekeningen betaal ik meteen, anders vergeet ik het.
Post welke belangrijk is blijft op de kast of in mijn tas liggen, tot ik het meeneem naar kantoor, daar scan ik het en het gescande bestand zet ik in mijn "mapje".
Zelf bewaar ik amper papieren thuis.

Het meeste wordt automatisch afgeschreven, dus veel rekeningen krijgen wij niet. Rekeningen die komen, maak ik meteen over, dan vergeet ik het ook niet. De papieren gooien we meestal op het bureau en ruimen we op als we schoonmaken, dat is dus wel wekelijks dus het is nooit veel, wij hebben alles per jaar in een klapper zitten.