Out of office bericht

Ik stuurde net een mailtje aan een collega-merkenbureau in het buitenland, die wij altijd inschakelen om registraties in het betreffende land te verrichten. Nu kreeg ik een out of office van die meneer, met daarin de volgende tekst:

I hope to become a father on the 12th June and may be out of office for a while. 

Ik vind dat eigenlijk best een beetje gek en persoonlijk om in je out of office te zetten, of ligt dat nou aan mij? Vooral omdat hij ook door particuliere klanten kan worden gemaild etc., niet alleen door collega's of andere merkenbureau's.

Hebben jullie een out of office aan op dagen dat je niet op kantoor bent? En zet je daar dan ook de reden van afwezigheid in? Ik doe dat eigenlijk nooit, ik zet er alleen in dat ik niet aanwezig ben.

Ik ben 1 dag in de week vrij maar daarvoor zet ik geen out of office reply aan (nu word ik ook niet gebeld door klanten oid dus het is eigenlijk niet echt nodig). Als ik op vakantie ga zet ik wel zo'n bericht klaar met iets in de trant van: "ik ben afwezig van ... tot ... . Een reden vind ik niet nodig.

Aan de andere kant weet deze meneer waarschijnlijk niet vantevoren hoe lang en wanneer hij precies afwezig zal zijn, dus begrijp ik ook wel weer dat hij de reden erbij zet. Maar ik zou ook wel even gek opkijken haha.

Haha, dat zou ik echt niet doen.

Ik kan me wel voostellen dat een vrouw in de afwezigheidsmelding schrijft dat ze in verband met zwangerschapsverlof langere tijd afwezig is en terug hoopt te komen rond een bepaalde datum. Maar zoals deze man vind ik niet erg professioneel.

Ik heb er altijd alleen maar in staan tot wanneer ik afwezig ben.

Ach, die meneer is helemaal over the moon dat hij vader wordt en wilt het van de daken schreeuwen. Het is geen schoolvoorbeeld van professionaliteit, maar ik vind het zelf altijd wel leuk om te weten en schattig dat hij het vermeldt. Bij een volgend contact kan ik daar een leuk praatje over maken.

Misschien kan hij instellen per afzendergroep wie welk out of office bericht krijgt? 
Zodat bestaande relaties het ene krijgen, collega's wat anders en onbekenden weer iets anders?

Oh ja, dat ook nog. Dat kan bij onze webaccess outlook wel.

Ik vind het wel leuk eigenlijk! Altijd maar dat formele gedoe, ik hou hier wel van. Hij is toch naast zijn baan ook maar een mens? Iemand die toevallig wel vader wordt! Volgens mij krijgt hij juist meer begrip hierdoor dan dan je maar moet gissen waarom iemand niet meteen reageert.

Eens met SoGood. Ik vind het menselijk en aandoenlijk .

Oh maar ik vind het ook hartstikke schattig hoor, maar ik kan me ook wel voorstellen dat er klanten zijn die het nogal onprofessioneel vinden. En ik keek er gewoon een beetje van op

Ik vind het onprofessioneel en zou dat ook nooit zo doen. Ik heb altijd gewoon mijn afwezigheid laten weten in de mail, per wanneer ik er weer ben en bij wie ze eventueel terecht kunnen met dringende mail. Oh, en dat alle mail in die periode niet beantwoord wordt . Ik kan me alleen bij zwangerschapsverlof wel voorstellen dat je dat noemt omdat dan de datum dat je terugkomt niet echt duidelijk bekend is. Maar dan zet je gewoon 'ivm zwangerschapsverlof' en niet 'ik word moeder, yay!'.

Nu hoef ik met vakanties alleen mijn voicemail aan te passen trouwens. Mail is alleen intern.

ik zet alleen een reden als ik ziek ben, omdat men anders denkt "ze had wel even mogen zeggen dat ze er vandaag niet zou zijn".

Ik moet zeggen dat ik dit wel prettig zou vinden in plaats van gewoon 'ik ben afwezig' . Die zie ik ook regelmatig en dan heb ik helemaal geen idee wanneer iemand terug is.

Ik heb er ooit een gelezen van iemand die boventallig was verklaard, daar geloof ik niet zo blij mee was en dat in zijn out of office duidelijk liet blijken.. Dat vind ik veel onprofessioneler.

Ik vind het niet echt professioneel, maar wel erg aandoenlijk. 

Ik heb nu wel in m'n afwezigheidsassistent gezet dat ik met zwangerschapsverlof ben. Geen datum van terugkeer erbij gezet, want ik wist toen nog niet hoe lang ik weg zou blijven.

Eponine schreef:Ik moet zeggen dat ik dit wel prettig zou vinden in plaats van gewoon 'ik ben afwezig' . Die zie ik ook regelmatig en dan heb ik helemaal geen idee wanneer iemand terug is.

Dat vind ik net zo goed onprofessioneel eigenlijk, niet inzetten wanneer je terug bent. Als je het niet precies weet kun je een schatting geven (een bepaalde week), je mail laten doorsturen, in je mail zetten dat het niet duidelijk is wanneer je terug bent en bij wie ze terecht kunnen met hun vraag... Er zijn genoeg mogelijkheden. Maar eerlijk gezegd vind ik 'ik word vader, doei!' ook echt vaag. Als het nu nog alleen om collega's gaat maar klanten lezen dat ook begrijp ik. Neuh... Want nu weet je niet of hij er wel of niet is, of je mail gelezen is, of er wat gedaan wordt... Niks...

Ja, dat vind ik ook wel. Ik heb er bij de mijne de naam en gegevens van een collega bij gezet waar ze eventueel contact mee op kunnen nemen.

Linda schreef:Ja, dat vind ik ook wel. Ik heb er bij de mijne de naam en gegevens van een collega bij gezet waar ze eventueel contact mee op kunnen nemen.

Ja maar dat is logisch. Ik neem alleen wel aan dat er ook precies instaat vanaf welke datum je niet meer aanwezig bent. Zo weet degene die je mailt dat je er niet meer bent. In bovenstaand geval weet je dat niet eens...

Dat snap ik even niet.. Er staat geen precieze datum. 
Als iemand een afwezigheidsassistent krijgt dan weet diegene toch gewoon dat ik er nier ben? Dan hoeft er toch geen datum bij?

Ik lees dit nu met m'n duffe, slaperige kop, dus misschien zeg ik nou iets heel doms, haha. 

Linda schreef:Dat snap ik even niet.. Er staat geen precieze datum. 
Als iemand een afwezigheidsassistent krijgt dan weet diegene toch gewoon dat ik er nier ben? Dan hoeft er toch geen datum bij?

Ik lees dit nu met m'n duffe, slaperige kop, dus misschien zeg ik nou iets heel doms, haha. 

Meestal ontvang je zo'n bericht maar één keer, dan is het wel handig om te weten wanneer iemand weer terug is
Ik zet meestal de datum erin, zodat, als ik het vergeet, iedereen wel weet dat ik er gewoon weer ben. Ik zet trouwens voor elke vrije dag aan, omdat mensen verwachten dat ik er elke dag ben.
Het openingsbericht snap ik wel, de man geeft een reden aan, omdat hij geen exacte datum weet. Ik zou een mail met 'rond 12 juni ben ik er niet en ik kan ook niet aangeven wanneer ik weer terugben' zonder reden veel vreemder vinden.

Zo zie je maar dat het ook nog eens verschillend op te vatten is. Ik vat het op als in 'ik heb hem alvast aangezet dus als ik niet antwoord dan weet je waar het aan kan liggen. Misschien blijf ik dan een paar dagen weg of wellicht wel een paar weken, net waar ik zin in heb'.

Oh oké.. Ja daar had ik nog niet aan gedacht. 

Ik weet niet meer exact wat ik er in heb gezet, maar iets in deze strekking:

L.S.,

Ivm zwangerschapsverlof ben ik voor langere tijd afwezig. 
Voor vragen kunt contact opnemen met Pietje Puk, telefoonnummer / emailadres. 

Met vriendelijke groet,

L. Pinda

Dat is toch netjes Linda. Niets mis mee hoor! Het is duidelijk dat je al weg bent en dat het niet duidelijk is voor hoe lang (wat logisch is gezien de reden die je op een zakelijke manier noemt) en er is een vervanging aangewezen. Ik vind het totaal niet vergelijkbaar met de out of office uit de openingspost.

Wij hebben er richtlijnen voor, maar het is niet of iedereen zich er strikt aan houdt. Meestal komt het een beetje neer op: Bedanken voor e-mail, aangeven dat je weg bent en wanneer je terug bent (of verwacht terug te zijn), aangeven of je wel/of niet bereikbaar bent via mail/telefoon (en zo ja, dat antwoord op e-mail langer dan normaal op zich kan laten wachten), en dat als ze dringend contact nodig hebben zij een alternatief persoon kunnen bereiken (met telefoon en e-mail adres erbij).

Bij mij staat er:

Van maandag 10 juni tot en met vrijdag 15 juni ben ik (eventueel een reden, beginnend met i.v.m.) afwezig. Uw e-mail wordt niet doorgestuurd. 
Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met (e-mailadres) of via het telefoonnummer: 12345... Vanaf maandag 17 juni zal uw e-mail in behandeling worden genomen. 


Met vriendelijke groet,

.......


Soms zet ik de reden er ook in (als het om een langere periode gaat zoals tijdens mijn zwangerschapsverlof of vakantie)

M-G, die van mij is echt helemaal hetzelfde.

Als ik een paar dagen vrij ben of op vakantie dan zet ik 'm aan, met de mededeling tot wanneer ik afwezig ben en het algemene telefoonnummer en e-mailadres van ons kantoor erbij voor dringende zaken. Ik zeg niet specifiek dat ik op vakantie ben. Mensen kunnen aan de duur van mijn afwezigheid zelf wel beslissen of ze willen wachten tot ik terug ben of alsnog naar het algemene e-mailadres mailen.